Office 365

Office 365 – Ja oder nein? Mit der Frage habe ich mich in den letzten Wochen beschäftigt. Ich weiß, dass dieses Thema kein neues Hexenwerk ist und sicher schon tausende von Unternehmen in der Cloud sind. In diesem Beitrag möchte ich meine persönlichen Erfahrungen schildern. Beim Weg weg vom eigenen Mail Server im Office, bis hin zur Mail Cloud Lösung, welche Gedanken ich zum Thema Datenschutz hatte und wie der Weg zum Schluss verlaufen ist.

Die Ausgangssituation

Bei der Kommunikation ist es für mich besonders wichtig, dass es einen sauberen Abgleich von E-Mails, Kontakten und Kalendereinträgen gibt. Aus diesem Grund entschloss ich mich zum damaligen Zeitpunkt für den Einsatz eines Microsoft Exchange Servers.

In den Anfängen noch als kleinen SBS (Small Business Server), später als Stand Alone Lösung mit eigenständigem Domain Controller und Exchange 2013 auf zwei getrennten Maschinen. Neben diesen beiden Servern lief in unserer kleinen Infrastruktur auch noch ein Datenserver, sodass es auf einem Hyper-V Host insgesamt 3 virutelle Maschinen gab. Der Host stand, wie sollte es auch damals sein, direkt bei uns im Office, abgesichert hinter unserer eigenen Firewall.

Lange habe ich an diesem Konstrukt festgehalten, es lief auch und jeder gute Systemadministrator kennt die Aussage „Never change a running system“. Aber mit der Zeit kommt immer mehr die Frage auf, ob sich die Kosten und der Aufwand überhaupt noch lohnen. Zum einen entstehen dort Stromkosten und Lizenzkosten, zum anderen aber auch ein nicht ganz so kleiner Zeitaufwand für die Wartung einer solchen Infrastruktur, denn auf Updates sollte bitte niemand verzichten!

Ich war lange kein Freund von Cloud Lösungen. Meine Daten habe ich gerne bei mir und ich wollte nicht, dass jemand anderes Zugriff auf meine E-Mails bekommt. Aber nach einigen Gesprächen (Danke hierbei an Marco!!) bin ich immer mehr auf den Gedanken gekommen, meine E-Mails in die Cloud zu schicken. Ziel ist es, den Office Server nach und nach abzuschaffen.

Wichtig war mir die Flexibilität, die der Exchange Server mit sich bringt, nicht zu verlieren – daher kam als Produkt nur Office 365 in Frage.

Es soll nicht heißen, dass sich interne Serverstrukturen nicht lohnen – hierbei muss der Einzelfall entscheiden welcher Weg der richtige ist! Es gibt einige Anwendungsfälle wo interne Serverstrukturen Sinn machen.

Datenschutz?

Datenschutz ist für mich ein wichtiges Thema. Ich wollte nicht, dass meine Daten auf irgendwelchen Servern im Ausland liegen. In Deutschland betriebene Server, demnach auch deutsche Datenschutzbestimmungen, sind mir sehr wichtig, da mir das Thema Datenschutz sehr am Herzen liegt. Mit Kompromissen zum Thema Datenschutz kann ich nämlich nicht leben.

Glücklicherweise bin ich relativ schnell zu der Erkenntis gekommen, dass nicht nur mir ein Server Standort in Deutschland wichtig ist, sondern wohl auch noch anderen Unternehmen. Für Office 365 Produkte (ebenso wie Dynamics CRM Online und Microsoft Azure) gibt es eine eigene Microsoft Cloud Deutschland. – Diese wird von T-Systems als Datentreuhänder betreut. Des Weiteren erfüllt Office 365 zehn Datenschutznormen verschiedener Branchen wie Gesundheitswesen (HIPAA), Regierung und innere Sicherheit (DPAS & FISMA), Bildung (FERPA) und Banken.

Ein wichtiger Baustein bei der Entscheidung war somit geben!

Einrichtung von Office 365

Nachdem das Thema Datenschutz geklärt war, konnte der Umzug zu Office 365 durchgeführt werden. Da ich mir sicher war, dass es kein kleines 5-Minuten-Vorhaben werden wird, entschloss ich mich dazu an einem Freitag Abend den Wechsel durchzuführen.

Als Inhaber des Microsoft Action Packs, genießt man unter anderem den Vorteil, dass fünf Office 365 Lizenzen mit inbegriffen sind. Wer mehr Lizenzen benötigt, kann diese auch hinzukaufen. Über das Office Admin Center, kann die komplette Office 365 Lösung verwaltet werden. Hier werden die Benutzer angelegt, Lizenzen verteilt und auch die Domains verwaltet.

Nachdem ich alle Benutzer angelegt hatte und auch die öffentlichen Ordner inkl. der richtigen Berechtigungen neu erstellt hatte, stand als vorletzter Punkt die Einrichtung der Domains auf dem Zettel. Damit Office 365 mit der eigenen Domain genutzt werden kann, müssen einige DNS Einträge gesetzt werden. Hierzu zählt zum Beispiel die Änderung des MX Eintrages oder das Anlegen eines Autodisover Eintrages.

Tipp: Anpassungen an DNS Einträgen können bis zu 24 h dauern. In der Regel geht es aber schneller!

Datenmigration

Alle Einstellungen im Office Admin Center waren erledigt, die E-Mails kamen auch schon an. Als letzter Punkt mussten noch die alten Daten migriert werden. Da ich nur einige öffentliche Ordner und eine Hand voll Postfächer migrieren musste, entschloss ich mich dazu, die Daten als .pst Datei zu exportieren. Anschließend musste ich diese nur noch in die neuen Accounts wieder einlesen. Es gibt auch noch andere Möglichkeiten, für mich war diese allerdings die schnellste.

Postfächer lassen sich gut über die Exchange-Verwaltungsshell exportieren. Der Befehl hierfür lautet

New-MailboxExportRequest -Mailbox POSTFACH -Filepath ZIEL

Fazit

Im Nachgang war der Aufwand für den Umzug zu Office 365 zwar nicht ganz so groß, lies sich aber auch nicht zwischen Tür und Angel bewältigen. Trotzdem bin ich froh, den Weg gegangen zu sein. Da ich mich nun nicht mehr um die Wartung des Exchange Servers selber kümmern muss, was eine große Zeitersparnis mitsichbringt.

Über das Office Admin Center lassen sich viele Punkte schnell und einfach einrichten. Für alles weitere besteht die Möglichkeit über das Exchange Admin Center tiefer in die Konfiguration des Servers einzutauchen. Das Exchange Admin Center (ECP) hat hierbei die gleiche Oberfläche, womit auch die lokalen Exchange Server verwaltet werden – hierfür ist allerdings Expertenwissen gefragt!

Nachdem der Exchange Server erfolgreich in die Cloud gezogen ist, folgt bald noch der Umzug des Datenservers in die Cloud. Sodass der Office Server, der uns jahrelang  gute Dienste geleistet hat, dann entgültig abgeschaltet werden kann.

Ich freue mich über Kommentare und Feedback. Schreib mich gerne direkt an oder hinterlasst einen Kommentar.

Beitragsbild: Microsoft